Bạn sinh ra là một nguyên bản. Đừng chết đi như một bản sao (Khuyết danh)

MỘT SỐ QUI TẮC GIẢI QUYẾT ĐƠN YÊU CẦU ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH BẢO ĐẢM

TRẦN QUANG MINH – Cục Đăng ký quốc gia Giao dịch bảo đảm, Bộ Tư pháp

Trong hoạt động giải quyết đơn yêu cầu đăng ký, đơn yêu cầu cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm tại các Trung tâm Đăng ký đã phát sinh nhu cầu thống nhất thủ tục giải quyết đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm, nhu cầu xây dựng những quy tắc giải quyết công việc hợp lý, phù hợp với tổ chức, tình hình công việc, góp phần nâng cao năng suất lao động của các viên chức đăng ký.

Để đáp ứng nhu cầu này, bên cạnh những quy định trong các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tư pháp còn có những quy tắc do Cục Đăng ký ban hành, các viên chức đăng ký tự xây dựng trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật, phù hợp với thực tiễn đăng ký, cung cấp thông tin. Những quy tắc này tồn tại dưới dạng văn bản thành văn (trong các công văn hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Đăng ký, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ do mỗi Trung tâm tự biên soạn) hoặc tồn tại dưới dạng bất thành văn.

Trên cơ sở tham khảo các công văn hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Đăng ký và kinh nghiệm thực tiễn về đăng ký giao dịch bảo đảm tại các Trung tâm Đăng ký, tác giả xin giới thiệu có chọn lọc một số quy tắc thường xuyên được áp dụng trong hoạt động giải quyết đơn yêu cầu đăng ký, đơn yêu cầu cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm tại các Trung tâm. Các quy tắc này hiện nay có thể đang được áp dụng hoặc không còn áp dụng nhưng việc nắm vững chúng vẫn có tính cần thiết thời sự, như là những giải pháp có thể tham khảo mỗi khi viên chức đăng ký phải đưa ra biện pháp giải quyết cho những tình huống phát sinh trong công việc hàng ngày.

I. Những quy tắc áp dụng trong việc giải quyết đơn yêu cầu đăng ký

1. Giải quyết đơn yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung giao dịch bảo đảm đã đăng ký, đơn yêu cầu sửa chữa sai sót, đơn yêu cầu xóa đăng ký giao dịch bảo đảm, đơn yêu cầu đăng ký gia hạn giao dịch bảo đảm, đơn yêu cầu đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm trong trường hợp giao dịch bảo đảm đã được đăng ký tại một Trung tâm khác(1)

Trong trường hợp Trung tâm Đăng ký nhận được đơn yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung giao dịch bảo đảm đã đăng ký, đơn yêu cầu sửa chữa sai sót, đơn yêu cầu xóa đăng ký giao dịch bảo đảm, đơn yêu cầu đăng ký gia hạn giao dịch bảo đảm, đơn yêu cầu đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm mà giao dịch bảo đảm đó đã được đăng ký lần đầu tại một Trung tâm khác, thì việc giải quyết đơn yêu cầu đăng ký được thực hiện như sau:

– Trung tâm Đăng ký giải quyết đơn theo đúng thủ tục áp dụng đối với loại đơn đó;

– Trường hợp cần kiểm tra, đối chiếu thông tin kê khai trong đơn với thông tin lưu giữ trong hồ sơ của giao dịch bảo đảm đã đăng ký, Trung tâm Đăng ký, nơi tiếp nhận đơn thông báo qua điện thoại hoặc thư điện tử cho Trung tâm Đăng ký, nơi lưu giữ hồ sơ. Trung tâm Đăng ký, nơi lưu giữ hồ sơ có trách nhiệm gửi các đơn trong hồ sơ đăng ký theo đúng yêu cầu của Trung tâm tiếp nhận đơn ngay sau khi nhận được thông báo. Thông tin của hồ sơ đăng ký được gửi qua fax hoặc thư điện tử dưới dạng file PDF (file hình thành trên cơ sở scan giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ). Trong trường hợp không gửi được hồ sơ theo đúng thời hạn, thì phải thông báo kịp thời cho Trung tâm Đăng ký, nơi có yêu cầu.

2. Thứ tự giải quyết đơn yêu cầu đăng ký trong trường hợp có nhiều đơn được gửi đến Trung tâm bằng những phương thức khác nhau(2)

Trong trường hợp viên chức đăng ký nhận được nhiều đơn đến Trung tâm vào cùng một thời điểm thì phải ưu tiên giải quyết đơn nộp trực tiếp, không để khách hàng chờ đợi.

3. Xử lý đối với đơn yêu cầu đăng ký có nội dung kê khai sai sót(3)

Tuỳ theo tính chất, mức độ nghiêm trọng của sai sót mà viên chức đăng ký lựa chọn hình thức xử lý thích hợp, cụ thể như sau:

– Đối với những sai sót không ảnh hưởng đến hiệu lực của việc đăng ký thì viên chức không từ chối đăng ký ngay tại thời điểm nhận đơn mà yêu cầu sửa chữa, bổ sung thông tin và nhắc nhở khách hàng cần lưu ý khi kê khai lần sau. Trong những trường hợp này, thời điểm nhận đơn được bảo lưu nếu khách hàng kịp thời sửa chữa sai sót theo đúng yêu cầu của viên chức đăng ký.

Trong trường hợp viên chức đăng ký đã hướng dẫn khách hàng hoàn thiện đơn nhưng khách hàng không thực hiện, thì từ chối đăng ký;

– Đối với những sai sót ảnh hưởng đến hiệu lực của việc đăng ký, viên chức tiếp nhận từ chối đăng ký.

4. Xử lý đối với đơn yêu cầu đăng ký có hình thức sai sót(4)

Nếu đơn do khách hàng tự in có đầy đủ các mục để kê khai và có bố cục theo mẫu nhưng không có logo, thiếu phần hướng dẫn kê khai, kích thước khung, ô không đồng đều thì Trung tâm Đăng ký không từ chối đăng ký.

Nếu đơn do khách hàng tự lập nhưng thiếu mục thuộc diện phải kê khai, bố cục không theo đúng mẫu, kích thước các khung, ô quá nhỏ đến mức viên chức đăng ký không ghi được thì Trung tâm Đăng ký có quyền từ chối đăng ký.

5. Xử lý đối với đơn yêu cầu đăng ký được nộp trùng lặp(5)

Trong quá trình tiếp nhận và xử lý đơn, nếu viên chức đăng ký phát hiện đơn yêu cầu đăng ký trùng lặp thì gửi văn bản thông báo cho khách hàng biết và trả lại đơn; nếu không phát hiện được và đã tiến hành đăng ký, cấp bản sao đơn yêu cầu đăng ký có chứng nhận của Trung tâm Đăng ký, giấy chứng nhận đăng ký thì việc đăng ký này vẫn giữ nguyên.

6. Việc lập văn bản từ chối và lưu giữ văn bản từ chối, đơn bị từ chối đăng ký(6)

Văn bản từ chối được lập thành hai bản; một bản trả lại cho khách hàng cùng bản gốc đơn yêu cầu đăng ký bị từ chối; một bản lưu giữ tại Trung tâm Đăng ký cùng bản sao đơn yêu cầu đăng ký. Đơn yêu cầu bị từ chối bằng văn bản phải được đóng dấu giáp lai trước khi trả lại khách hàng. Thời hạn lưu giữ văn bản từ chối đăng ký và bản sao đơn yêu cầu đăng ký tối thiểu 01 tháng sau khi hết thời hạn giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.

7. Quy tắc đánh số hồ sơ, số đơn(7)

Số hồ sơ, số đơn là các thông số được thiết lập theo những nguyên tắc thống nhất nhằm quản lý hồ sơ, đơn yêu cầu đăng ký mà Trung tâm đã tiếp nhận, giải quyết.

Pháp luật hiện hành không quy định về giá trị pháp lý của số hồ sơ, số đơn, đồng thời việc xác định thứ tự ưu tiên thanh toán cũng không căn cứ vào số đơn, số hồ sơ. Vì vậy, viên chức đăng ký không bắt buộc phải ghi số đơn, số hồ sơ theo thứ tự tiếp nhận đơn. Trong trường hợp nhận được nhiều đơn yêu cầu đăng ký cùng một lúc, thì viên chức đăng ký cũng không phải sắp xếp lại các đơn theo thứ tự ngày ký các hợp đồng bảo đảm và ghi số hồ sơ, số đơn theo thứ tự đó.

8. Thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm trong trường hợp bên nhận bảo đảm có nhiều địa chỉ được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu

Trong trường hợp Trung tâm Đăng ký thông báo về việc xử lý tài sản của bên bảo đảm cho các bên nhận bảo đảm có liên quan, nếu thông tin về bên nhận bảo đảm đang lưu giữ trong cơ sở dữ liệu có nhiều địa chỉ khác nhau thì viên chức đăng ký liên hệ, xác minh địa chỉ hiện hành của bên nhận bảo đảm để gửi thông báo.

9. Việc cấp bản sao đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm có chứng nhận của Trung tâm Đăng ký trong trường hợp có nhiều cá nhân, tổ chức yêu cầu đăng ký

Nếu người yêu cầu đăng ký gồm nhiều cá nhân, tổ chức thì Trung tâm Đăng ký chỉ cấp một bản sao đơn yêu cầu đăng ký có chứng nhận của Trung tâm Đăng ký.

10. Việc giải quyết đơn yêu cầu đăng ký ngoài thời hạn pháp luật quy định(8)

Nếu Trung tâm Đăng ký không cấp bản sao đơn yêu cầu đăng ký có chứng nhận của Trung tâm Đăng ký, giấy chứng nhận, văn bản cung cấp thông tin đúng thời hạn quy định, thì vẫn phải ghi thời điểm chứng nhận trên đơn, thời điểm ký giấy chứng nhận, ký văn bản cung cấp thông tin đúng với thời gian thực tế. Khi gửi giấy chứng nhận cho khách hàng, Trung tâm Đăng ký phải gửi kèm theo công văn xin lỗi và nêu rõ lý do. Lãnh đạo Trung tâm Đăng ký phải chịu trách nhiệm về việc chậm cấp bản sao đơn yêu cầu đăng ký, giấy chứng nhận, văn bản cung cấp thông tin; nếu xảy ra thiệt hại cho khách hàng, thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.

II. Những quy tắc áp dụng trong việc nhập thông tin giao dịch bảo đảm vào cơ sở dữ liệu (9)

Việc nhập dữ liệu phải đảm bảo chính xác theo đúng nội dung kê khai tại đơn, đồng thời, phải đảm bảo xác định đúng các bên tham gia giao dịch bảo đảm và tính thống nhất của các thông tin được lưu giữ. Do đó, khi nhập dữ liệu, ngoài việc kiểm tra nội dung kê khai trong đơn và các thông tin trên con dấu (nếu có), người nhập liệu còn phải đối chiếu với các thông tin hiện được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu nhằm bảo đảm tính thống nhất của thông tin.

Trong trường hợp thông tin lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu và thông tin kê khai có sự khác nhau, thì tùy từng trường hợp cụ thể viên chức đăng ký xử lý như sau:

– Đối với những thông tin ảnh hưởng đến việc xác định các bên tham gia giao dịch bảo đảm thì phải kiểm tra lại thông tin nào là chính xác (căn cứ bản đăng ký khách hàng thường xuyên, trao đổi với điểm đăng ký liên quan). Những thông tin thuộc loại này bao gồm: Tên của cá nhân, tổ chức; số của giấy tờ xác định tư cách pháp lý.

Trường hợp thông tin trong Cơ sở dữ liệu không chính xác, thì nhập theo nội dung đơn kê khai và trao đổi với điểm đăng ký có liên quan để đề ra phương án khắc phục.

Trường hợp thông tin kê khai sai thì vẫn thực hiện đăng ký và thông báo cho khách hàng khi cấp bản sao đơn yêu cầu đăng ký có chứng nhận của Trung tâm Đăng ký.

– Đối với những thông tin khác, viên chức đăng ký căn cứ vào nội dung kê khai trong đơn để nhập vào cơ sở dữ liệu.

– Đối với thông tin về bên nhận bảo đảm là khách hàng thường xuyên, nếu nội dung kê khai trong đơn khác với nội dung đăng ký khách hàng thường xuyên (trừ các thông tin về số điện thoại, fax, email) thì viên chức đăng ký yêu cầu khách hàng giải thích; nếu do sơ suất khi kê khai thì không từ chối đơn và nhập thông tin về tổ chức, cá nhân đó theo nội dung đăng ký khách hàng thường xuyên; nếu do các thông tin về khách hàng đã thay đổi thì yêu cầu thay đổi nội dung đăng ký khách hàng thường xuyên.

Khi nhập thông tin về giấy tờ xác định tư cách pháp lý của tổ chức, phải tuân thủ những quy tắc sau:

– Nhập liền các ký tự và không dùng dấu cách. Ví dụ: Trong đơn kê khai là 0102 311 412 thì nhập là 0102311412;

– Nếu giữa các con số của thông số xác định có đánh các dấu chấm thì người nhập liệu bỏ dấu chấm đó. Ví dụ: Trong đơn kê khai là 0102.311.412 thì nhập liền là 0102311412;

– Đối với số giấy phép đầu tư của bên bảo đảm, viên chức đăng ký chỉ nhập phần chữ số gốc của giấy phép đầu tư. Ví dụ: Một doanh nghiệp có số Giấy phép đầu tư ban đầu là 64/GP và kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm vào tháng 1/2003. Sau một thời gian hoạt động, doanh nghiệp điều chỉnh lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh và được cấp giấy phép điều chỉnh là 64/GPĐC1 và kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm vào tháng 1/2004. Trong trường hợp này, người nhập liệu chỉ nhập phần đầu của số Giấy phép đầu tư là 64 và bỏ các ký tự sau: “/GP”, “GPĐC1” …;

– Đối với thông tin về thông số xác định của tổ chức nước ngoài, nhập vào trường “Số Quyết định thành lập” tại mẫu đơn trong Cơ sở dữ liệu. Viên chức đăng ký cần lưu ý là giấy tờ xác định tư cách pháp lý của tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài có thể có hoặc không có số. Do đó, trong trường hợp khách hàng không kê khai về số của giấy tờ xác định tư cách pháp lý thì Trung tâm Đăng ký vẫn tiếp nhận đơn; khi nhập liệu, phải nhập cụm từ “Thành lập theo pháp luật nước ngoài” thay cho số của giấy tờ đó.

III. Những quy tắc áp dụng trong việc giải quyết đơn yêu cầu cung cấp thông tin

Nhằm đảm bảo thông tin về giao dịch bảo đảm được cung cấp cho khách hàng đầy đủ, chính xác, có hai quy tắc sau đây được áp dụng:

1. Thực hiện việc trao đổi thông tin giữa các Trung tâm Đăng ký trước khi cung cấp thông tin(10)

Do có một khoảng thời gian kể từ khi việc đăng ký giao dịch bảo đảmcó hiệu lực (từ thời điểm Trung tâm Đăng ký nhận được đơn hợp lệ) đến khi thông tin về giao dịch được nhập vào cơ sở dữ liệu nên có tình trạng thông tin về giao dịch bảo đảm lưu giữ trong cơ sở dữ liệu không được đầy đủ. Để khắc phục nhược điểm này, Trung tâm Đăng ký, nơi tiếp nhận đơn yêu cầu cung cấp thông tin phải trao đổi với các Trung tâm còn lại để các Trung tâm này cùng tìm kiếm thông tin về đối tượng được nêu trong đơn yêu cầu cung cấp thông tin. Các Trung tâm Đăng ký tìm kiếm thông tin đồng thời trong cơ sở dữ liệu và trong các đơn đã được đăng ký nhưng chưa được nhập vào cơ sở dữ liệu. Sau khi có kết quả, các Trung tâm gửi thông tin về Trung tâm Đăng ký, nơi tiếp nhận đơn để Trung tâm này tổng hợp kết quả tìm kiếm và cung cấp cho khách hàng.

2. Tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau(11)

Nhằm hạn chế việc bỏ lọt thông tin về đối tượng trong cơ sở dữ liệu, viên chức đăng ký cần thực hiện những biện pháp kiểm tra sau đây:

– Tìm kiếm một cách độc lập theo từng tiêu chí “tên của bên bảo đảm” và “số giấy tờ xác định tư cách pháp lý của bên bảo đảm” để biết có những trường hợp nào đang được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu có tên hoặc số giấy tờ xác định tư cách pháp lý trùng hợp với tên, số giấy tờ xác định tư cách pháp lý của đối tượng cần tìm kiếm;

– Vào mục “Tra cứu” tại thanh Menu trên màn hình, chọn tìm kiếm thông tin theo bên bảo đảm.

Trong trường hợp người tìm kiếm thông tin trong cơ sở dữ liệu phát hiện có bên bảo đảm có số giấy tờ xác định tư cách pháp lý phù hợp với số giấy tờ xác định tư cách pháp lý của đối tượng cần tìm kiếm nhưng tên không phù hợp thì phải thông báo bằng văn bản về đối tượng này và gửi kèm theo Văn bản cung cấp thông tin cho khách hàng./.


(1) Công văn số 166/ĐKGDBĐ ngày 09/7/2004.

(2) Điểm 6.1 Công văn số 191/ĐKGDBĐ ngày 26/7/2004.

(3) Điểm 3 Mục I Công văn số 347/ĐKGDBĐ-NV ngày 30/11/2004.

(4) Công văn số 179/ĐKGDBĐ của Cục Đăng ký ngày 14/10/2002.

(5) Công văn số 191/ĐKGDBĐ ngày 26/7/2004.

(6) Công văn số 347/ĐKGDBĐ-NV ngày 30/11/2004.

(7) Công văn số 191/ĐKGDBĐ ngày 26/7/2004.

(8) Công văn số 191/ĐKGDBĐ ngày 26/7/2004.

(9) Công văn số 178/ĐKGDBĐ ngày 14/10/2002; Công văn số 23/CĐKGDBĐ ngày 05/02/2004; điểm 2.2 Công văn số 14/ĐKGDBĐ-NV ngày 27/01/2006, điểm 1 Mục II Công văn số 347/ĐKGDBĐ-NV ngày 30/11/2004.

(10) Điểm 1.1.e Công văn số 104/ĐKGDBĐ ngày 10/5/2004; Công văn số 191/ĐKGDBĐ ngày 26/7/2004.

(11) Điểm 1 Mục III Hướng dẫn về việc nhập dữ liệu, tra cứu thông tin về giao dịch bảo đảm, tài sản cho thuê tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 177/2002/QĐ-ĐKGDBĐ ngày 14/10/2002; điểm 6.2 Công văn số 14/ĐKGDBĐ-NV ngày 27/01/2006.

SOURCE: CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ BỘ TƯ PHÁP

Trích dẫn từ: http://nrast.moj.gov.vn

Advertisements

Gửi phản hồi

Học luật để biết luật, hiểu luật, vận dụng luật và hoàn thiện luật
%d bloggers like this: